Apresentar a prestação de contas do condomínio é um dever de todo o síndico. É por meio dela que todos os condôminos terão consciência do que foi gasto, adquirido e também de todas as fiscalizações pelas quais as instalações passaram.
Porém, por ser uma apresentação polêmica, já que essa conversa pode passar por discordâncias, é importante saber como realizá-la de maneira correta.
Neste artigo, daremos algumas dicas. Confira!
A prestação de contas do condomínio é o processo de organização e transparência das transações financeiras realizadas dentro de determinado período. Por isso, ela deve indicar o que foi recebido, o que foi gasto e de que forma.
Esse dispositivo administrativo serve tanto para explicar o orçamento da última gestão quanto para apresentar uma previsão de custos para o ano seguinte.
Essa demonstração financeira é um dever do síndico e um direito dos condôminos, que têm de ter consciência de como a taxa paga por eles está sendo gasta e quais são as principais necessidades do espaço como um todo.
Sendo assim, a prestação de contas condominial serve para:
apresentar e justificar os principais custos;
explicitar e defender como a taxa de condomínio está sendo utilizada;
fazer um planejamento que possibilite a criação de uma reserva de emergência, assim como futuros investimentos estruturais.
O Código Civil define que, obrigatoriamente, a prestação de contas do condomínio deve ser feita anualmente — ou quando houver solicitação de, ao menos, um quarto dos inquilinos. Normalmente, essa apresentação é feita no início do ano em uma Assembleia Geral.
Entretanto, apesar da frequência estabelecida por lei, nada impede que essa demonstração seja feita mais vezes ao longo dos doze meses.
A prestação de contas do condomínio é de obrigação do síndico, porém, ele não precisa, necessariamente, fazer todo esse processo sozinho, podendo contar com outros condôminos para ajudá-lo na organização das contas ou uma administradora profissional.
Essa iniciativa, inclusive, é até mais interessante, pois lhe dá mais resguardo na correta verificação do números.
Todos os dados sobre transações financeiras do condomínio devem estar disponíveis na íntegra no momento da assembleia de prestação de contas. Entenda melhor quais são eles:
Na reunião anual, devem ser apresentados, obrigatoriamente, os seguintes documentos:
auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), juntamente às cópias das NRs 5, 7 e 9, bem como o certificado da brigada de incêndio, RIA dos elevadores, fiscalização do pára-raios e seguro do prédio e dos funcionários;
certidões negativas do INSS, Receita Federal e FGTS (condomínio, administradora e quaisquer empresas terceirizadas ou prestadores de serviços);
atestado de dedetização, análise de potabilidade da água e certificado de lavagem das caixas d’água, e outros tipos de manutenções prediais.
Além deles, também é fundamental apresentar as informações contábeis — que, aqui sim, podem ser mostradas entre períodos de tempo mais curtos, não necessariamente anual.
A pasta de prestação de contas do condomínio deve conter, separados mensalmente:
o balanço contábil — dividido entre pessoal (salários, férias, cesta básica), despesas ordinárias ou fixas (água, telefone, manutenção de elevadores, segurança e outras taxas) e custos variáveis (como limpeza da caixa d’água e recarga de extintores);
o demonstrativo de despesas — é um resumo de todas as contas do balanço;
a documentação comprobatória de despesas e receita — reunião de NFs, comprovantes de recebimento e pagamento;
a lista de inadimplentes — indicação de quem não têm pago as taxas condominiais.
Na hora de repassar essas informações para os condôminos, é preciso muita atenção sobre como isso será feito, considerando que é um assunto delicado e que precisa de total compreensão por parte deles, a fim de evitar mal entendidos.
Por este motivo, algumas dicas para se apresentar melhor são:
preparar um material de apoio para a sua apresentação que seja, preferencialmente, muito visual;
antes da reunião, entregar aos participantes folhetos contendo os principais tópicos a serem tratados para que eles acompanhem melhor;
explicar que o balanço completo ficará disponível na administração para posterior consulta;
separar os gastos e as entradas em categorias de forma a facilitar a compreensão;
fazer a previsão orçamentária sempre relacionando e comparando com os dados históricos do condomínio, levando em consideração também a alteração dos valores de produtos e serviços ao longo dos anos;
em caso de dúvidas ou objeções, ser solícito e paciente e se mostrar disposto a resolver a questão.
Para que seja válida, a sua previsão orçamentária, bem como a prestação de contas da última gestão, devem ser aprovadas, na 1ª convocação, com um quorum de 50% + 1 dos inquilinos. Se houver necessidade de uma 2 convocação, o quorum é livre.
Existem momentos em que, mesmo com todos os documentos claros e completos à disposição, as contas não são aprovadas pelos condôminos.
Diante de um caso como esse, o melhor é se oferecer para, junto à administradora, rever certos pontos específicos e, se confirmado, retratar-se aos condôminos explicando o ocorrido.
O importante é manter a calma e a transparência, se mostrando firme, mas também disponível para ir a fundo nas requisições e entender o lado de quem fez os apontamentos.
Se você quer ver mais recomendações como essas para transformar sua administração, leia este artigo com dicas para síndicos terem uma gestão de sucesso.
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